אוטומציה בוואטסאפ למתווכים: ההודעות שיוצאות לבד

אוטומציה בוואטסאפ למתווכים היא הודעות שיוצאות לבד ברגעים הקבועים של העבודה: הודעת פתיחה והיעדרות בוואטסאפ עסקי, הודעה למי שהתקשר ולא עניתם, זימון ותזכורת ללקוח לפני סיור, והתראה אליכם כשעולה נכס שמתאים לקונה. את השיחות עם הלקוחות אתם מנהלים, וכל השאר יוצא בזמן, גם כשאתם באמצע פגישת גיוס.

אתם בסלון של מוכר, הטלפון על שקט. בינתיים, מי שהתקשר למודעה קיבל מכם וואטסאפ, יוסי קיבל תזכורת לסיור של מחר, ועל דירה חדשה בכרמל מחכה לכם התראה עם השם של הקונה שמתאים לה. לא שלחתם אף אחת מההודעות האלה.

מה אפשר להפוך לאוטומטי בוואטסאפ של מתווך?

את הרגעים שחוזרים כל יום: לקוח חדש שכותב, הודעה אחרי שעות העבודה, שיחה שלא נענתה, סיור שנקבע, יום הסיור, נכס חדש, והבוקר.

שלושה דברים נשארים אצלכם: השיחה הראשונה עם קונה, כל משא ומתן על מחיר, ותשובה לשאלה אישית. הודעה אוטומטית שעונה על שאלה כזאת נשמעת כמו בוט. ההודעות שבטבלה יוצאות בזמן, גם כשאתם רחוקים מהטלפון.

איך מגדירים וואטסאפ עסקי למתווך?

פותחים פרופיל עסקי, כותבים הודעת פתיחה והודעת היעדרות, שומרים תשובות מהירות ומסמנים צ׳אטים בתוויות. זה לוקח בערך עשרים דקות, פעם אחת.

הכלים נמצאים בהגדרות של וואטסאפ עסקי, תחת כלים לעסקים. השמות והמיקום משתנים מעט בין גרסאות, אז תחפשו את שם הכלי.

1. פרופיל עסקי

   השם שלכם, ״מתווך נדל״ן״, האזורים שאתם עובדים בהם, שעות פעילות ומספר הרישיון. לקוח שפותח את הפרופיל יודע עם מי הוא מדבר.

2. הודעת פתיחה

   נשלחת לבד ללקוח חדש שכותב לכם: ״היי, כאן [השם שלכם], מתווך. על איזה נכס התעניינת?״

3. הודעת היעדרות

   עונה להודעות שמגיעות מחוץ לשעות שהגדרתם: ״היי, כאן [השם שלכם], מתווך. אחזור אליך מחר עד 10:00. על איזה נכס התעניינת?״

4. תשובות מהירות

   חמש ההודעות שאתם מקלידים הכי הרבה, כל אחת עם קיצור: ״/סיור״ עם שני מועדים, ״/מיקום״ עם הכתובת והחניה, ״/נכס״ עם הפרטים והקישור, ״/מסמכים״ עם מה להביא לחתימה, ו״/תודה״ אחרי סיור. מקלידים ״/״ בצ׳אט, והרשימה נפתחת.

5. תוויות

   קונה, מוכר, סיור נקבע, ממתין לתשובה. ככה מוצאים בערב את כל מי שמחכה לכם.

הודעת הפתיחה והודעת ההיעדרות כוללות את השם שלכם ואת המילה ״מתווך״, ובכוונה. תקנה 5(א) לתקנות המתווכים במקרקעין (אתיקה וחובות מקצועיות) מחייבת את זה בפנייה ראשונה שלכם לאדם בנוגע לנכס מסוים, וכדאי שזה יהיה ההרגל בכל הודעה ראשונה.

למה הודעת ההיעדרות לא עונה למי שהתקשר?

כי הודעת היעדרות עונה להודעות בוואטסאפ, ושיחת טלפון למספר שבמודעה היא לא הודעה.

כך גם וואטסאפ מתארת אותה: הודעות היעדרות ״עונות אוטומטית להודעות שמתקבלות מחוץ לשעות הפעילות שלכם״ (עמוד הכלים של וואטסאפ עסקי, בתרגום שלנו). ביום עבודה זה נראה כך: אתם בסיור, קונה מתקשר למספר שבמודעה ביד2, הטלפון מצלצל בכיס ואתם לא עונים. הודעת ההיעדרות לא יוצאת, כי הוא לא כתב. הוא מחכה, או מתקשר למודעה הבאה.

ב-WEBOT יש הודעת וואטסאפ למי שהתקשר ולא עניתם. היא יוצאת מיד, בשמכם, עם השאלה שבחרתם, למשל ״אשמח לדעת לגבי איזה נכס התעניינת?״. אתם מקבלים את המספר שלו וקישור לוואטסאפ איתו, וכשהוא עונה, התשובה מגיעה אליכם והוא מקבל את כרטיס איש הקשר שלכם. כמה מהר לחזור אליו אחרי זה, ומה להגיד לו, כתבנו במדריך למענה מהיר ללקוחות.

איך הלקוח מקבל זימון ותזכורת לסיור בלי שתשלחו כלום?

קובעים את הסיור ביומן, והזימון, כל שינוי והתזכורת יוצאים ללקוח לבד.

ב-WEBOT, זימון ותזכורת ללקוח לפני סיור יוצאים מהיומן. הזימון מגיע ללקוח ככרטיס עם התמונה, השם והלוגו שלכם, היום והשעה. מזיזים את הסיור, והוא מקבל את השעה החדשה. מבטלים, והוא מקבל קישור לקבוע מועד חדש. לפני הסיור יוצאת אליו תזכורת, ומה שכתבתם בשדה ״הודעה למוזמנים״, כמו ״נפגשים בכניסה לבניין, יש חניה ברחוב״, מגיע אליו איתה. ואת הסיור עצמו אפשר לקבוע בהודעה קולית לדניאלה.

מה מותר לשלוח לרשימת לקוחות בוואטסאפ?

לפי חוק התקשורת, דבר פרסומת בהודעה אלקטרונית דורש הסכמה מפורשת מראש של הנמען, חוץ מחריג אחד: הוא מסר לכם את פרטיו במהלך משא ומתן, קיבל הודעה שהם ישמשו לפרסום, יכול היה לסרב ולא סירב, וההודעה עוסקת בשירות דומה. ולפי תקנות האתיקה של המתווכים, בכל פרסום שהוא פעולת שיווק מופיעים השם שלכם, שאתם מתווכים ומספר הרישיון.

אלה הכללים, מתוך חוק התקשורת (בזק ושידורים), סעיף 30א:

• מה נחשב פרסומת. ״דבר פרסומת״ הוא, בין היתר, ״מסר המופץ באופן מסחרי, שמטרתו לעודד רכישת מוצר או שירות או לעודד הוצאת כספים בדרך אחרת״. ״הודעה אלקטרונית״ היא ״מסר בזק מקודד המועבר ברשת האינטרנט אל נמען או קבוצה של נמענים, וניתן לשמירה ולאחזור בדרך ממוחשבת״ (סעיף 30א(א)).
• הסכמה מראש. אסור לשגר דבר פרסומת בהודעה אלקטרונית או בהודעת מסר קצר ״בלא קבלת הסכמה מפורשת מראש של הנמען, בכתב, לרבות בהודעה אלקטרונית או בשיחה מוקלטת״ (סעיף 30א(ב)).
• החריג. מותר בלי הסכמה כשמתקיימים שלושה תנאים: הנמען מסר את פרטיו ״במהלך רכישה של מוצר או שירות, או במהלך משא ומתן לרכישה כאמור״ וקיבל הודעה שהם ישמשו לפרסום; קיבל הזדמנות לסרב ולא סירב; וההודעה עוסקת במוצר או בשירות מסוג דומה (סעיף 30א(ג)).
• סירוב. הנמען רשאי לסרב בכל עת, בלי תשלום, בכתב או בדרך שבה קיבל את ההודעה (סעיף 30א(ד)(1)).
• מה כתוב בהודעה. שזו פרסומת, עם המילה ״פרסומת״ בתחילתה (ובהודעה אלקטרונית, בכותרת), שם המפרסם, כתובתו ודרכי הקשר איתו, והזכות לסרב ודרך פשוטה לעשות את זה (סעיף 30א(ה)(1)).
• פיצוי. על דבר פרסומת שנשלח ביודעין בניגוד לסעיף, בית משפט רשאי לפסוק פיצוי בלי הוכחת נזק, ״בסכום שלא יעלה על 1,000 שקלים חדשים בשל כל דבר פרסומת״ (סעיף 30א(י)(1)).

הסעיף לא מזכיר את וואטסאפ בשמו. לפני דיוור לרשימה, תשאלו עורך דין איך הוא חל על ההודעות שלכם.

תקנות האתיקה של המתווכים מוסיפות שני כללים:

• נכסים אחרים למי שהתעניין בנכס. מי שפנה אליכם על נכס אחד יקבל הצעות לנכסים אחרים רק אם הודעתם לו שהפרטים שלו ישמשו להצעות דומות, הודעתם לו במפורש שהוא רשאי לסרב, והוא לא סירב. גם אחר כך הוא רשאי לסרב בכל עת (תקנות 10(ב) ו-10(ג)). איך מבקשים את זה בשיחה, תמצאו במדריך לפולואפ ללקוחות.
• שם, ״מתווך״ ומספר רישיון. ״מתווך במקרקעין יציין בכל פרסום מטעמו שהוא פעולת שיווק את שמו, היותו מתווך במקרקעין ואת מספר רישיונו״ (תקנה 19(א)).

ומעבר לחוק, תשלחו לרשימה רק למי שמצפה לשמוע מכם. וואטסאפ עלולה להגביל מספר ששולח הרבה הודעות בתפוצה רחבה. לדיוור גדול, הדרך הבטוחה יותר היא הוואטסאפ הרשמי של Meta, עם תבניות הודעה שעוברות אישור. ב-WEBOT הוא בבטא, ונפתח לכל חשבון בנפרד.

כשאתם שולחים לרשימה מהוואטסאפ שלכם, דרך התוסף של WEBOT לכרום, כל הודעה יוצאת אישית: עם השם של הלקוח ועם קישור למיני-סייט שלו. רשימות שחוזרות, כמו ״משקיעים״ או ״מתעניינים בצפון״, נשמרות כקהלים. לקוח שביקש להפסיק מסמנים בלחיצה ״לא מעוניין בדיוורים״, והוא נשאר מחוץ לכל דיוור.

ואיפה דניאלה נכנסת?

דניאלה עובדת בשבילכם, בצ׳אט שלכם איתה: הודעה קולית אחת הופכת לכרטיס לקוח, להתאמות ולסיור ביומן.

דניאלה, סוכנת ה-AI שלכם בוואטסאפ, עושה במערכת את מה שאתם מבקשים. לפני שהיא יוצרת או משנה משהו, היא כותבת לכם מה היא עומדת לעשות ומחכה ל״כן״. ככה זה נראה, בדוגמה:

דניאלה

סוכנת ה-AI שלכם

תקבעי ליוסי כהן סיור נכסים מחר ב-10:00. יפה נוף 21, מוריה 41 ושדרות הנשיא 14.

16:20

לקבוע ביומן סיור נכסים עם יוסי כהן, מחר, יום חמישי, 10:00 עד 11:30? יוסי יקבל זימון בוואטסאפ. לאשר?

16:20

כן

16:21

קבעתי סיור נכסים עם יוסי ✓

16:21

הזימון יוצא ליוסי עם התמונה שלכם, ואישור שהוא יצא מגיע אליכם בוואטסאפ. את השיחה עם יוסי אתם מנהלים, ודניאלה דואגת שהכרטיס, ההתאמות והיומן יהיו מוכנים לפניה.